HKVertrag

Ja, über die Wiedervorlage. Zu jedem Vertrag lässt sich ein Wiedervorlage-Datum setzen; fällige Verträge werden in der Übersicht farblich markiert. Beim Programmstart kannst du dir auch ausschließlich die Verträge mit anstehender Wiedervorlage anzeigen lassen. Zusätzlich werden Kündigungsfrist, möglicher Kündigungszeitpunkt sowie Laufzeiten und Verlängerungsoptionen zu jedem Vertrag erfasst.

Nein. Für ähnliche Verträge lassen sich Vorlagen anlegen. Ein neuer Vertrag derselben Art ist damit in Sekunden erstellt, ohne dass alle Felder erneut ausgefüllt werden müssen – das lohnt sich besonders bei wiederkehrenden Vertragsarten wie Wartungs- oder Lizenzverträgen.

Ja. Die Spalten der Vertragsliste lassen sich per Drag-and-drop verschieben und über ein Kontextmenü ein- oder ausblenden. So siehst du genau die Informationen, die für dich relevant sind – wer vor allem Fristen im Blick behalten muss, richtet sich die Liste anders ein als jemand, der auf Kosten schaut.

Ja, in drei Stufen: ohne Anmeldung, mit einem gemeinsamen Programmpasswort oder mit einer vollwertigen Benutzerverwaltung. In der Benutzerverwaltung bekommt jeder Benutzer ein eigenes Konto und individuelle Rechte – erstellen, bearbeiten, löschen, drucken, Ablaufliste drucken, exportieren sowie Benutzer verwalten lassen sich einzeln freigeben. Wer nur nachschlagen soll, erhält reine Leserechte. Für Passwörter lassen sich zusätzlich strenge Regeln (Groß- und Kleinbuchstabe plus Ziffer) und eine Mindestlänge erzwingen.

Die Vertragsdatenbank ist nicht auf bestimmte Typen festgelegt. Typische Beispiele sind Mietverträge, Leasingverträge, Werkverträge, Verträge mit Service-Dienstleistern sowie Nutzungs- und Lizenzverträge. Zu jedem Vertrag lassen sich Vertragspartner, Ansprechpartner, Unternehmen, Abteilung, Kosten, Zahlungsweise und Kategorien erfassen.

Ja. Zu jedem Vertrag lässt sich der Lagerort des Originaldokuments erfassen. Damit ist im Bedarfsfall sofort klar, in welchem Ordner oder Archiv das unterschriebene Original liegt – das spart im Ernstfall viel Suchzeit.

Ausschließlich dort, wo du es festlegst. Die lokale Datenbank kann auf dem Arbeitsplatz liegen – oder auf einem Server beziehungsweise NAS im eigenen Netz, dann arbeiten mehrere Arbeitsplätze mit demselben Datenbestand. Ab Version 3 lässt sich die Datenbank alternativ auf einem MSSQL- oder MySQL-Server betreiben. Es gibt keine Cloud-Anbindung und keinen Datenabfluss zu Dritten. Hinterlegte Vertragsdokumente liegen wahlweise in einem Unterordner des Datenbankverzeichnisses oder in einer bereits vorhandenen Ablagestruktur auf deinem Server.

Ja, auf zwei Wegen. Am einfachsten: Du legst die lokale Datenbank auf einen Server oder ein NAS im Netzwerk – schon greifen mehrere Arbeitsplätze auf denselben Vertragsbestand zu, ohne dass ein Datenbankserver eingerichtet werden muss. Für größere Installationen kann die Datenbank ab Version 3 auch auf einem MSSQL- oder MySQL-Server laufen. Pro Arbeitsplatz wird eine Lizenz benötigt. Ist die Benutzerverwaltung aktiv, wird ein Vertrag, den gerade jemand bearbeitet, für alle anderen gesperrt – so kann keine Änderung verloren gehen. Stürzt ein Rechner ab, gibt HKVertrag die Sperre nach einem einstellbaren Zeitlimit automatisch wieder frei.

Ja. Die jeweils angezeigte Vertragsliste lässt sich mit allen sichtbaren Feldern als CSV, Excel-Arbeitsmappe (XLS), Webseite (HTML) oder Word-Dokument (DOC) exportieren. Damit bleiben die Daten jederzeit auswertbar und du bist nicht an das Programm gebunden. Ob ein Benutzer exportieren darf, lässt sich über die Rechteverwaltung steuern.

Ja, HKVertrag ist mandantenfähig. Verträge lassen sich für mehrere Unternehmen in einer Datenbank führen, wobei zu jedem Mandanten die eigenen Unternehmensdaten hinterlegt werden. Wer nur eine Firma verwaltet, schaltet die Mandantenfähigkeit ab und legt ein Standardunternehmen fest – dann taucht das Feld bei der Neuanlage gar nicht erst auf.

Ja. Neben den vorhandenen Feldern lassen sich benutzerdefinierte Felder anlegen, und die Auswahllisten (etwa Vertragsarten oder Kategorien) werden über die Stammtabellen zentral gepflegt. Fehlerhafte Einträge lassen sich dort korrigieren, ohne jeden betroffenen Vertrag einzeln anfassen zu müssen.

Ja. Zu jedem Vertrag lassen sich beliebige Dateien hinterlegen – eingescannte Originale, Anlagen, Schriftverkehr. Ein Doppelklick öffnet das Dokument, Änderungen landen direkt in der Originaldatei. Die Ablage erfolgt wahlweise im Datenbankverzeichnis oder in einer bereits bestehenden Ordnerstruktur auf deinem Server.

Die Lizenzierung erfolgt pro Arbeitsplatz und ist gestaffelt: 1 bis 10 Lizenzen kosten je 49 Euro, ab 11 Lizenzen 45 Euro und ab 31 Lizenzen 39 Euro pro Lizenz. Der Online-Shop wird gerade eingerichtet. Bis dahin läuft die Bestellung direkt über uns: kurz anfragen, dann kommen Angebot, Rechnung und Lizenzschlüssel per E-Mail – meist noch am selben Werktag.

Ja. Nach der Installation lässt sich HKVertrag 30 Tage lang kostenlos und unverbindlich testen. Zusätzlich stehen eine ausführliche PDF-Anleitung sowie Erklärvideos zur Verfügung.

Ja. Die vollständige Programmdokumentation zu HKVertrag 3 steht als PDF mit 36 Seiten zum Download bereit – mit allen Funktionen, Screenshots und der Versionshistorie. Du findest sie im Abschnitt „Testen & kaufen“ auf dieser Seite.