Zeiterfassung ohne CloudWarum lokale Software für viele Betriebe die einfachere Lösung ist
Arbeitszeiten erfassen, ohne dass Beschäftigtendaten das eigene Netz verlassen – auf dem Arbeitsplatzrechner, einem Server oder NAS. Was das wirklich erspart, was trotzdem zu tun bleibt und wann eine Cloud-Lösung die bessere Wahl ist.
Cloud ist der Standard geworden – aber nicht für jeden
Wer heute nach Zeiterfassung sucht, findet fast ausschließlich Cloud-Anwendungen: monatlich pro Kopf abgerechnet, im Browser bedient, Daten auf Servern des Anbieters. Für ein Unternehmen mit Außendienst, mehreren Standorten oder ohne eigene IT ist das oft genau richtig.
Für einen Handwerksbetrieb mit fünfzehn Leuten an einem Standort, eine Arztpraxis, eine Kanzlei oder eine kleine Fertigung sieht die Rechnung anders aus. Dort sitzen alle Beschäftigten ohnehin im selben Netz, es gibt einen Server oder ein NAS, und die Frage lautet nicht „welcher Anbieter", sondern: Warum sollen die Arbeitszeitdaten meiner Mitarbeiter überhaupt das Haus verlassen?
Diese Seite beantwortet die Frage sachlich – einschließlich der Punkte, die gegen eine lokale Lösung sprechen.
Was „ohne Cloud“ konkret bedeutet
Der Begriff wird unterschiedlich verwendet, deshalb hier die klare Abgrenzung. Gemeint ist Software, die auf Ihren eigenen Geräten installiert wird und deren Datenbank ebenfalls bei Ihnen liegt – man spricht auch von On-Premise oder lokaler Installation. Praktisch gibt es zwei Ausbaustufen:
Einzelplatz. Programm und Datenbank liegen auf einem Rechner, meist dem der Personalstelle oder der Geschäftsführung. Die einfachste Variante, ohne jeden Einrichtungsaufwand.
Mehrplatz im eigenen Netz. Die Datenbank liegt auf einem Server oder NAS, mehrere Arbeitsplätze greifen darauf zu. Dafür ist kein Datenbankserver nötig – eine Dateifreigabe genügt. Bei größeren Installationen kann man die Datenbank zusätzlich auf einen MySQL-Server verlagern.
Fünf Gründe, die in der Praxis den Ausschlag geben
Kein Auftragsverarbeitungsvertrag. Wer personenbezogene Daten von einem Dienstleister verarbeiten lässt, braucht einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO, muss den Anbieter prüfen und die Prüfung dokumentieren. Bleiben die Daten im Haus, gibt es keinen Auftragsverarbeiter – und damit auch nichts zu prüfen.
Keine Drittlandfrage. Sitzt der Anbieter oder sein Unterauftragnehmer außerhalb der EU, kommen Standardvertragsklauseln, Prüfung des Schutzniveaus und regelmäßige Neubewertung hinzu. Lokal entfällt das Thema vollständig.
Einmal zahlen statt jeden Monat. Bei 15 Beschäftigten und 4 € pro Kopf und Monat sind das 720 € im Jahr – dauerhaft, mit jeder Preisanpassung steigend. Eine gekaufte Lizenz kostet einmal und läuft weiter.
Funktioniert ohne Internet. Fällt die Leitung aus, arbeitet die Software weiter. In Werkstätten, Fertigungshallen und Kellergeschossen ist das kein theoretischer Vorteil.
Kein Anbieterrisiko. Wird der Dienst eingestellt, übernommen oder deutlich teurer, stehen Cloud-Kunden vor einem Umzug. Lokale Software läuft weiter, auch ohne Updates – die Daten gehören Ihnen und liegen bei Ihnen.
Was lokal nicht erspart
Hier wird oft zu viel versprochen, deshalb deutlich: Die DSGVO gilt unabhängig davon, wo die Daten liegen. Wer Arbeitszeiten erfasst, verarbeitet personenbezogene Daten von Beschäftigten – lokal genauso wie in der Cloud. Folgende Pflichten bleiben in jedem Fall:
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO – die Zeiterfassung gehört als eigener Eintrag hinein.
Technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO: Zugriffsschutz, Berechtigungen, Protokollierung, Sicherung. Ein Server im eigenen Keller ist nicht automatisch sicherer als ein Rechenzentrum – er ist nur in Ihrer Verantwortung.
Information der Beschäftigten nach Art. 13 DSGVO darüber, welche Daten zu welchem Zweck erfasst werden.
Mitbestimmung des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, falls ein Betriebsrat besteht – üblicherweise über eine Betriebsvereinbarung.
Löschfristen einhalten. Nach § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz und § 17 MiLoG sind die Nachweise mindestens zwei Jahre aufzubewahren – und danach zu löschen, wenn keine andere Rechtsgrundlage greift.
Datensicherung. Der Punkt, der in der Praxis am häufigsten unterschätzt wird: Bei einer Cloud-Lösung sichert der Anbieter, lokal müssen Sie es selbst tun. Ohne funktionierendes und getestetes Backup ist eine lokale Datenbank ein Risiko, kein Vorteil.
Wann die Cloud die bessere Wahl ist
Es gibt Fälle, in denen eine lokale Lösung schlicht nicht passt. Ehrlicherweise sind das diese:
Beschäftigte stempeln unterwegs. Wer auf Baustellen, im Außendienst oder beim Kunden erfasst, braucht eine App auf dem Telefon und damit einen erreichbaren Server.
Mehrere Standorte ohne gemeinsames Netz. Ohne VPN oder Standortkopplung wird der gemeinsame Datenbestand aufwendig.
Viel Homeoffice. Auch hier führt der Weg über eine Verbindung von außen ins Netz.
Keine IT-Betreuung und kein Server. Wenn niemand da ist, der Sicherung und Updates übernimmt, ist der Vorteil schnell aufgezehrt.
Die ehrliche Faustregel: Ein Standort, feste Arbeitsplätze, vorhandener Server oder NAS – dann ist lokal meist einfacher und günstiger. Verteilte oder mobile Erfassung – dann führt an einer Cloud-Lösung kaum ein Weg vorbei.
Und die gesetzliche Erfassungspflicht?
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022. Der Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vom Juni 2026 will sie konkretisieren und sieht eine elektronische Aufzeichnung am selben Tag vor, mit einer dauerhaften Ausnahme für Betriebe bis zehn Beschäftigte.
Für die Frage Cloud oder lokal ist das ohne Bedeutung: Das Gesetz regelt, dass und was aufgezeichnet wird – Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit – nicht, wo die Daten gespeichert werden. Eine lokal installierte Software erfüllt die Anforderung an eine elektronische Aufzeichnung genauso wie eine Cloud-Anwendung. Handschriftliche Stundenzettel und gewachsene Excel-Tabellen erfüllen sie auf Dauer nicht.
Ausführlich zur Rechtslage, den Fristen und der Ausnahme für Kleinbetriebe →
ArbZeit: Zeiterfassung, die im Haus bleibt
ArbZeit ist eine Windows-Anwendung für die elektronische Arbeitszeiterfassung in Firmen und Organisationen. Sie wird lokal installiert, die Datenbank liegt auf dem Arbeitsplatzrechner oder – für den Zugriff mehrerer Arbeitsplätze – auf einem Server beziehungsweise NAS im eigenen Netz. Es gibt keinen Anbieterzugriff, kein Abo und keine Nutzerlizenz pro Monat.
Die Wochenansicht: Vormittag, Nachmittag und Abend getrennt, mit Pausen, Tagessumme und laufendem Abgleich von Ist- und Soll-Zeit.
Personenbezogene Zeitmodelle. Zeitdefinitionen, Aufschlagslisten und Pausenregeln lassen sich je Mitarbeiterin und Mitarbeiter zuschneiden – Gleitzeit, Teilzeit und geteilte Dienste inklusive.
Wochenpläne für Teilzeit und Jobsharing, wöchentlich wählbar; Arbeitszeit und Feiertage passen sich automatisch an.
Pausen und Grenzzeiten. Mindestpausenlängen gestaffelt nach Tagesarbeitszeit, maximale Tagesstunden mit Regel bei Überschreitung.
Überstunden- und Urlaubskonto je Person, mit Übertrag ins Folgejahr, Auszahlung und Resturlaubsberechnung.
Feiertagslisten frei einrichtbar – passend zum jeweiligen Bundesland.
Rollen und Rechte: Administrator, Gruppenverwalter, Mitarbeiter, dazu feingranulare Einzelrechte. Anmeldung wahlweise über die interne Benutzerverwaltung oder Active Directory. Änderungen werden protokolliert.
Auswertungen mit CSV-Export und Zeitraumabschluss, damit abgeschlossene Wochen nicht mehr verändert werden.
Endpreis pro Lizenz, dauerhaft gültig, ohne Abo. Ab 11 Lizenzen 45 €, ab 31 Lizenzen 39 € – dafür sowie für den Kauf auf Rechnung genügt eine kurze Nachricht an info@kirchberg.tech.
Häufige Fragen
Ist Zeiterfassung ohne Cloud überhaupt erlaubt?
Ja. Das Gesetz schreibt vor, dass Arbeitszeiten erfasst werden müssen, nicht wo die Daten liegen. Der Gesetzentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes verlangt eine elektronische Aufzeichnung – eine lokal installierte Software auf einem Rechner, Server oder NAS erfüllt das genauso wie eine Cloud-Anwendung. Entscheidend ist, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit verlässlich und nachvollziehbar dokumentiert werden.
Brauche ich für lokale Zeiterfassung einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
Nein, solange der Softwarehersteller keinen Zugriff auf die Daten hat. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ist nur nötig, wenn ein Dienstleister personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet. Bei lokal installierter Software verlassen die Daten Ihr Netz nicht, es gibt also keinen Auftragsverarbeiter. Anders sieht es aus, wenn Sie Fernwartung in Anspruch nehmen und dabei Zugriff auf echte Daten gewährt wird.
Können mehrere Arbeitsplätze auf dieselben Daten zugreifen?
Ja. Dafür genügt es, die Datenbank auf einen Server oder ein NAS im eigenen Netz zu legen; ein eigener Datenbankserver ist nicht erforderlich. Bei größeren Installationen lässt sich die Datenbank alternativ auf einen MySQL-Server verlagern.
Was passiert mit den Daten, wenn der Hersteller die Software einstellt?
Bei lokaler Software nichts. Programm und Datenbank liegen auf Ihren Geräten und laufen weiter, auch wenn es keine Updates mehr gibt. Bei einer Cloud-Lösung endet der Zugriff dagegen mit dem Vertrag – Sie sind darauf angewiesen, Ihre Daten rechtzeitig zu exportieren, und je nach Anbieter geht dabei die Auswertungslogik verloren.
Muss der Betriebsrat der Zeiterfassung zustimmen?
Wenn ein Betriebsrat besteht, ja. Die Einführung technischer Einrichtungen, die geeignet sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen, unterliegt der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Das gilt für lokale Software genauso wie für Cloud-Lösungen. In der Praxis wird das über eine Betriebsvereinbarung geregelt.
Wie lange müssen Arbeitszeitnachweise aufbewahrt werden?
Aufzeichnungen über die über acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit sind nach § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Für Beschäftigte im Anwendungsbereich des Mindestlohngesetzes gilt nach § 17 MiLoG ebenfalls eine Frist von zwei Jahren. Danach sind die Daten zu löschen, sofern keine andere Rechtsgrundlage eine längere Aufbewahrung verlangt.
Diese Seite gibt einen Überblick nach bestem Wissen und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen zu Betriebsvereinbarung, Aufbewahrung oder Datenschutz wenden Sie sich bitte an eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.
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