Arbeitszeiterfassung: Was gilt, was kommt – und was kleine Betriebe jetzt wissen müssen
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Viele kleine Betriebe warten seit Jahren auf ein Gesetz zur Arbeitszeiterfassung. Dabei besteht die Pflicht längst – nur eben nicht dort, wo die meisten sie suchen. Und der Entwurf vom Juni 2026 verschiebt die Frage von ob auf wie.
Die Pflicht gilt seit September 2022
Am 13. September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht entschieden, dass Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen (Beschluss vom 13.09.2022, Az. 1 ABR 22/21). Das Gericht leitete diese Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz ab – ausgelöst durch das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 in der Rechtssache CCOO (C-55/18).
Bemerkenswert daran: Es brauchte kein neues Gesetz. Die Pflicht ergibt sich aus geltendem Recht und gilt unabhängig von Branche und Betriebsgröße. Wer bis heute darauf wartet, dass „die Zeiterfassungspflicht kommt", hat sie streng genommen seit fast vier Jahren.
Was der Entwurf vom Juni 2026 vorsieht
Am 18. Juni 2026 wurde ein Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes bekannt. Er soll die bislang nur aus der Rechtsprechung abgeleitete Pflicht ausdrücklich ins Gesetz schreiben. Die wesentlichen Punkte:
Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind aufzuzeichnen – nicht nur Überstunden, wie es § 16 ArbZG bislang verlangt.
Elektronisch und am Tag der Arbeitsleistung. Die elektronische Form soll der Regelfall werden, die Aufzeichnung taggleich erfolgen.
Delegation erlaubt. Die Erfassung darf an Beschäftigte oder Dritte übertragen werden – verantwortlich bleibt der Arbeitgeber.
Auskunft und Kopie. Beschäftigte können auf Verlangen Auskunft über ihre aufgezeichnete Arbeitszeit und eine Kopie verlangen.
Aufbewahrung für die Dauer der Beschäftigung, höchstens zwei Jahre, in deutscher Sprache.
Bußgelder bis 30.000 Euro sind für Verstöße gegen die Aufzeichnungs-, Auskunfts- und Aufbewahrungspflichten vorgesehen.
Die Ausnahme, die für viele Leser hier entscheidend ist
Der Entwurf nimmt Arbeitgeber mit nicht mehr als zehn Arbeitnehmern sowie Hausangestellte in Privathaushalten dauerhaft von der Pflicht zur elektronischen Aufzeichnung aus.
Für alle anderen sind gestaffelte Übergangsfristen vorgesehen, in denen weiterhin nicht-elektronisch aufgezeichnet werden darf:
- Ab 250 Beschäftigte: ein Jahr nach Inkrafttreten
- Weniger als 250 Beschäftigte: zwei Jahre
- Weniger als 50 Beschäftigte: fünf Jahre
Eine bestimmte Technik schreibt der Entwurf nicht vor. In Frage kommen Zeiterfassungsgeräte, Apps oder – ausdrücklich genannt – herkömmliche Tabellenkalkulationsprogramme.
Was heißt das jetzt konkret?
Zunächst: Der Entwurf ist kein Gesetz. Das BMAS hat ihn zwischenzeitlich selbst als interne Arbeitsfassung bezeichnet, und aus Arbeitgeber- wie Arbeitnehmerlager kam deutliche Kritik. Ein früherer Entwurf von 2023 wurde nach dem Ende der damaligen Koalition gar nicht weiterverfolgt. Es ist gut möglich, dass sich Fristen und Details noch ändern.
Was sich dadurch aber nicht ändert: Die Aufzeichnungspflicht selbst besteht schon heute. Wer sie bisher nicht erfüllt, wartet nicht auf ein Gesetz – er verstößt gegen geltendes Recht.
Der zweite Punkt ist eher praktischer Natur. Die Richtung ist eindeutig: taggleich, elektronisch, nachvollziehbar, zwei Jahre aufbewahrt, auf Verlangen als Kopie an die Beschäftigten. Eine Excel-Tabelle erfüllt formal viel davon, scheitert aber genau an dem Punkt, auf den es im Streitfall ankommt – der Nachvollziehbarkeit. Wer nachträglich eine Zelle ändert, hinterlässt keine Spur.
Worauf man bei der Auswahl achten sollte
Wenn Sie ohnehin umstellen, lohnt ein Blick auf drei Dinge, die im Alltag den Unterschied machen:
- Nachvollziehbarkeit. Werden Änderungen protokolliert? Lassen sich abgeschlossene Zeiträume sperren, damit erfasste Wochen nicht nachträglich verändert werden?
- Passt es zu Ihren Arbeitszeitmodellen? Teilzeit, Jobsharing, unterschiedliche Pausenregelungen, Feiertage je nach Bundesland – wenn die Software das nicht abbildet, pflegt am Ende doch jemand von Hand nach.
- Wo liegen die Daten? Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten von Beschäftigten. Ein Betriebsrat wird als Erstes danach fragen, und bei einem Cloud-Dienst brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
Dieser Beitrag gibt den Stand vom 16. August 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Für die Bewertung Ihres konkreten Falls wenden Sie sich bitte an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht oder Ihre zuständige IHK.
Quellen
- BAG, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21
- EuGH, Urteil vom 14.05.2019 – C-55/18 (CCOO)
- Referentenentwurf des BMAS zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vom 18.06.2026, zusammengefasst unter anderem bei Gleiss Lutz und Osborne Clarke